日々生活していると書類が増えていく一方です。
- 子供の通う学校からの連絡
- 役所や契約企業からの明細書や案内
- 通販カタログやチラシ
管理が大変です。
今回は書類の収納を早くラクに行う方法をご紹介します。
書類の目的は、必要な時に必要な情報を確認できること。
書類整理に時間がかかり探せなくてイライラするのはもったいないことです。
本記事をみることで、5種類の書類整理方法が分かります。
用途ごとに使い分ける方法が分かります。
その結果、書類整理で余計な時間を取られることがなくなります。
書類収納方法①：クリアファイル
書類をクリアファイルに入れて管理します。
長所、短所、運用上の注意点をみます。
クリアファイル書類管理の長所・短所
クリアファイル運用上の注意点
◆１案件１ファイル
内容の異なる書類は、かならず別のクリアファイルにしましょう。
１枚のクリアファイルに１枚の紙しか入っていなくてもＯＫです。クリアファイルに内容の異なる紙を一緒に入れてはダメです。
なぜならごちゃまぜにすると後で判別できなくなるからです。
◆書類の向きをそろえること
パラパラ見返す時に見づらくてスピードが落ちてしまいます。
書類収納方法②：ファイル
長期の保管が必要な書類はファイルにとじることを検討します。
ファイル式の長所
ファイルの長所
- 情報が時系列で並ぶので見やすい。
- ひとつのバインダーに情報がまとまる。あちこち見ないで済む。
ファイル管理に適した書類
- 子供の成長記録
- かわりの利かない書類
- 紙でめくりながら見たほうが早い書類（家計関連、
- パンチで穴を開けとじる。
- ファイルの通し金具に入れる。
だけです。
とじ穴をあけるパンチは、真ん中のラインを測るバー付きがオススメです。なぜなら紙を半分に折らずに作業ができるので効率が良くなるからです。
ファイルは途中から差し替え可能タイプがよいです。
なぜなら全部書類を出さないと差し替えできないと面倒だからです。
面倒だとファイリングをサボり出すので便利なファイルを選びましょう。
方法③：ボックスに投げ込み方式
クリアファイル方式の発展版の収納方法です。
方法はクリアファイルに入れた書類をボックスに縦にいれます。
縦にすることで全体像が分かります。
平積みは下の書類が分からないのでダメです。
ボックス投げ込み式の長所
ボックス形式の長所は、書類が集まる場所ができることです。
クリアファイルに入れただけだと、
「あのクリアファイルどこにおいたたっけ？」
とクリアファイル自体の紛失がおこりやすいです。
『書類を入れたクリアファイルは必ずボックスに』という家族ルールを運用します。
ボックス内を探せば書類が見つかる仕組みにできます。
ボックス投げ込み式の短所
この方法は、クリアファイルをボックスに立てて入れるだけです。
ボックスの中の情報を瞬時に判別できないのが短所です。
短所の対策として：
- 用途ごとにボックスを分ける
・一週間以内に処理するボックス
・子供の学校関係ボックスなど、 - インデックスラベルを貼り、何のファイルかわかるようにする
運用上の注意としては、
定期的にボックスの中を整理することです。
用件が済んだ書類がボックスの中から取り出し廃棄します。
不要な書類が入っていると数が多くて探すのが大変だからです。
書類収納方法④：壁に貼る（一時的方法）
壁や冷蔵庫に貼る方法もあります。
その他、ピクチャーレールを使って壁面にコルクボードをかけます。
コルクボードであれば画鋲を何回刺しても壁面が痛みません。
これらの方法はとても目立つので書類の紛失などはほぼありません。
しかし一時的な方法です。
重要な情報や頻繁に確認する書類にのみ使うようにします。
また貼る場所があるからとなんでも貼っておくとはよくありません。
見た目が汚くなります。
書類収納方法⑤：Evernoteで書類をデータ管理
書類を収納する方法ははファイルだけではありません。データ管理があります。
データ管理はアナログ管理にはないメリットがあります。
データ管理のメリット
Evernoteの使い方
データ管理ができるアプリとしては Evernote や Dropbox やMicrosoftのOneDriveがあります。
ここでは無料かつ高機能の Evernote をご紹介します。
Evernoteで書類（アナログ）をデータ化する方法は簡単です。
- スマートフォンに Evernoteアプリをダウンロードします。
- アプリを立ち上げたうえで、 Evernote 内のカメラで書類を撮影するだけです。
- やることは超シンプルでこれだけです。これだけでEvernote内にデータが保存されます。
しかし、いつかその情報を取り出したい時が来ますね。
その時には検索して目当ての情報を抽出します。
後で検索することを考えて、撮影した画像にファイル名をつけます。
後で自分が検索するときに使いそうな言葉をファイル名に入れておきましょう。
子供が図工で書いた花の絵であれば
「まる子 ◯◯小学校 4年生 図工 花の絵 2021年8月」
といった形でファイル名を入れます。
Evernote の無料版でも 月間アップロード容量が60 MB あります（2021年8月現在）
書類2枚ぐらいであれば1～2 MB ぐらいです。
ですから1ヶ月に30枚から60枚ぐらいはアップロードできます。
一旦アップロードすれば削除しない限りずっと閲覧可能ですよ。
誰かに見せるわけでなく、自分で見るだけならEvernote管理がラクで早いです。
（Evernote のカメラはそこまで鮮明ではないので）
1000枚の書類の画像であってもスマホ一台で管理できます。
そして欲しい時に検索で画面に表示されます。
Evernote を有効に使うと書類管理が早く済みます。
まとめ
ペーパーレス化と言っても、書類は日々たくさん発生します。
その書類も「重要度の高い書類」から「どうでもいい書類」まであります。
「早く」「ラクに」書類を収納することは毎日のことなので大切ですね。
そもそも
書類を保管する目的は、必要になった時に必要な情報を取り出すためです。
書類収納の時短ポイントは、書類の内容によって収納方法を使い分けることでした。
- クリアファイルに入れる
- ファイルにとじる
- Evernoteアプリを使ってデータで保管
これらを用途によって使い分けることです。
長期間、大切に保管する場合は、とじ込み式のファイルが良いでしょう。日常生活では一定期間のみ使う書類がほとんどです。要件が終われば不要です。
- 書類収納の時短ポイントは、書類の内容によって収納方法を使い分けること
- 一時的で重要性が低い書類は「クリアファイル」が最適。
- 長期間、大切に保管する書類は、とじ込み式のファイル
- 内容だけわかれば良い書類は 「Evernote」 でデータ管理。
- 日常生活では「クリアファイル」と 「Evernote」 でほとんど対応可能。
日常生活では一定期間のみ使う書類がほとんどで要件が終われば不要になるからです。
書類の収納は、何かを生み出す生産的なことではありません。
とはいえやらなければ、どこかのタイミングで困るものです。
このようなことは、「楽に！」「早く！」「効率的！」に片付けましょう。
本記事で紹介したEvernoteはデータをサーバーに預けることで保管スペースを省略できました。
書類ではなく「モノ」を預けることで家の中のスペースを広くすることができます。
めったに使わないモノにスペースを取られたくない人におすすめです。
オススメのレンタル倉庫
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